Эффективное ведение записей на деловых встречах - это навык, который требует времени для овладения. И если вы являетесь игроком в корпоративном или деловом мире, вам, несомненно, придется освоить этот навык, потому что вам нужно будет посещать деловые встречи, где ведение заметок очень важно.
Хотя у вас может быть секретарь или помощник, который берет для вас записи о деловых встречах, они не будут делать то же самое, когда вы посещаете важную деловую конференцию за границей или импровизированную встречу с клиентом или поставщиком за пределами офиса.
Даже если вы несколько раз делали заметки для личного использования, это не значит, что вы будете хорошо вести записи деловых встреч. Это потому, что для заметок на деловых встречах требуется совсем другой набор навыков. Например, в личных заметках вы можете использовать сокращения и стенограммы или даже рисунки, которые может интерпретировать только вы. Ваши личные заметки не должны следовать шаблону или показывать какие-либо соображения другому читателю. И они не должны быть аккуратными, потому что они предназначены только для вашего использования.
Тем не менее, записи деловых встреч служат совершенно другой цели, потому что они написаны для других, и они служат историческими документами, которые отмечают решения и действия, принятые или обсужденные на деловой встрече. Если вам нужно делать заметки на деловой встрече; Следующие советы помогут вам эффективно их использовать.
10 эффективных стратегий ведения заметок и советы для деловых встреч
1. Используйте ручку и бумагу
Вы можете утверждать, что мы сейчас находимся в мире планшетов, ноутбуков и КПК. Но правда в том, что использование ручки и бумаги менее навязчиво, и вам легче поддерживать зрительный контакт с говорящим человеком. Помимо создания стены между вами и собеседником, цифровые устройства создают впечатление, будто вы работаете над чем-то другим или общаетесь с кем-то, даже если это не так. И еще легче отвлечься при использовании этих устройств.
2. Учиться и использовать стенографию
Нет, стенография не только для секретарей и журналистов. Это по-прежнему актуально для заметок на деловых встречах, особенно когда вы слушаете оратора, который говорит быстро. Учить стенографию не так сложно, как вы думаете. Просто найдите в Интернете полезные и актуальные ресурсы, и вы сможете освоить его в течение пары месяцев.
Если у вас нет времени, чтобы выучить стенографию, вы можете сформулировать свои собственные сокращения и мнемонику, которые вы будете использовать, делая записи деловых встреч. Вы можете представлять все, что вам нравится; просто убедитесь, что это имеет смысл для вас.
3. Просто выделите ключевые моменты
Вам будет скучно делать заметки, если вы пытаетесь все испортить. Делая заметки на деловой встрече, слушайте все, но записывайте только важные и важные вещи. Само собой разумеется, но вам не нужно записывать короткую шутку, взломанную во время встречи.
- Подготовить письменный отчет сразу после встречи
Как указывалось ранее, деловая заметка служит историческим документом и справочной информацией, но только тогда, когда она превращена в исчерпывающий текст. Вы, конечно, не можете ожидать, что компания сохранит черновой лист, который вы написали во время встречи. Вам необходимо подготовить аккуратно написанный отчет, который будет более презентабельным и понятным для любого читателя.
Постарайтесь подготовить отчет сразу после собрания, пока все еще свежо в вашем уме. И даже если вас не просят представить официальный отчет, вы можете использовать этот документ в своем личном архиве или в качестве доказательства в случае возникновения конфликта по поводу обсуждения.
- Слушай внимательно
Как только начинается деловая встреча, начинается ваша двойная роль прослушивания и ведения заметок. Хотя делать то и другое вместе сложно и, казалось бы, нереально, если ты хочешь быть лучше в одном, нужно слушать. Если вы можете слушать каждую важную деталь, не пропуская ни одной, вы всегда можете включить то, что пропустили, написав позже.
- Знайте разницу между различными типами утверждений
Во время деловой встречи участники обсуждают различные типы утверждений. К ним относятся мнения, факты, вопросы, предложения, догадки, вопросы и так далее. Вы должны знать, как определить каждый из этих типов утверждений, чтобы избежать путаницы. Вы знаете, что это может сбивать с толку, когда вы сообщаете о предложении как факт.
- Держите это коротким и простым
Независимо от того, как вы записываете то, что происходит во время встречи, вы должны сделать свой окончательный отчет достаточно ясным для пользы других. Для этого убедитесь, что ваш язык понятен и объективен во всем.
- Запишите все о встрече
Делая заметки на деловой встрече, не забудьте добавить все необходимые детали о встрече; в сторону дискуссий. К ним относятся тип собрания ( будь то запланированное или экстренное ), цель собрания, дата и время собрания, имя человека, который созвал собрание или председательствовал на нем, имена присутствующих и любая информация, касающаяся следующая встреча. Эти детали делают ваши заметки о встрече завершенными. Вы не хотите, чтобы люди начали спрашивать, кто сказал, на какую дату или в какое время была проведена встреча.
9. Будьте точны: вы должны быть абсолютно точными в представлении деталей деловой встречи, так как она станет утвержденным официальным документом.
10. Корректура внимательно
Несмотря на то, что ваша цель - предоставить точную информацию о деловой встрече, очень важно, чтобы в вашей заметке не было опечаток, грамматических и орфографических ошибок. Если ваши записи заполнены этими ошибками, вы подорвете свою репутацию надежного поставщика информации.