Вам, как владельцу бизнеса, руководителю предприятия или другому заинтересованному лицу в компании, потребуется регулярно или в отдельных случаях проводить заседания совета директоров. Поскольку эти встречи предназначены для группового общения и обмена идеями между крупными предпринимателями в компании или отрасли, вам необходимо понять, как эффективно проводить их, чтобы достичь этой цели.
Если заседание совета директоров проходит успешно, большая часть кредита достается тому, кто председательствовал на заседании. И если оно не достигает своей цели, большая часть вины ложится на одного и того же человека. Единственная разница между успешной и неудачной встречей заключается в том, как выполняются обе встречи. Хотели бы вы проводить успешные заседания совета директоров, которые достигнут своей цели ? Следующие десять советов помогут вам.
- 10 причин, почему деловые встречи - пустая трата времени
10 полезных советов для успешного проведения заседания Правления
1. Определите цели и распределите повестку дня заранее
Один из самых простых способов тратить время на собрание - это требовать от участников предлагать идеи или предложения для того, о чем они впервые слышат на этом собрании. Тем не менее, эта ошибка очень распространена.
Вместо того, чтобы тратить драгоценное время на собрание, превращая его в мозговой штурм, вы можете создать структуру для собрания и заранее сообщить повестку дня приглашенным участникам. Таким образом, они могли бы провести мозговой штурм для идей и даже откорректировать их до даты встречи. Это сэкономит много времени и поможет вам достичь большего за одну встречу.
2. Возьмите на себя ответственность на протяжении всей встречи
Хорошие встречи - это продукт хорошего лидерства. Таким образом, управляйте собранием и дайте понять участникам, что вы намерены сделать собрание актуальным и кратким. Поставьте часы, где все увидят часы, чтобы показать вашим коллегам на собрании, что вы действительно цените их время. Во время встречи убедитесь, что ваши обсуждения не выходят за рамки темы. Каждый раз, когда это происходит, переориентируйте группу, напомнив им о соответствующих вопросах, которые у вас есть в повестке дня собрания.
3. Разрешить всем внести свой вклад
Суть созыва собрания в первую очередь заключается в обеспечении двустороннего потока общения. С этой целью важно поощрять честный и значимый вклад всех присутствующих на собрании. Как лидер собрания, вы можете легко впасть в ошибку носить свое мнение на своем рукаве, но вы должны быть осторожны, если это так, поскольку это наносит ущерб цели собрания. Избегайте искушения немедленно отклонить вклад других людей, даже если они кажутся ненадежными или просто глупыми.
4. Завершите встречу планом действий
Одним из отличительных признаков успешного совещания является план действий, в котором подробно описываются различные стратегии, которые должны быть реализованы на основе решений, принятых на совещании, лиц, отвечающих за реализацию, даты и времени реализации, а также ожидаемого результата стратегия.
5. Храните подробные протоколы встречи
Очень важно, чтобы кто-то записал протокол или ход встречи. Протокол будет служить доказательством того, что собрание было проведено, и исторической справкой для выяснения любых сомнений или недоразумений, которые могут возникнуть в ходе работы собрания.
6. Устранить все отвлекающие от места
Ожидается, что все участники собрания покончат со всеми личными отвлекающими факторами, такими как смартфоны и планшеты, в равной степени ожидается, что вы - как руководитель собрания - удалите все отвлекающие факторы с места проведения собрания. Например, если собрание должно состояться в стартовой комнате вашей компании, выключите светодиодный телевизор, поскольку вашим участникам будет трудно не смотреть на него через определенные промежутки времени во время собрания, если вы продолжите его.
7. Никогда никого не перебивайте
Даже если вы превосходите всех присутствующих на собрании, вы всегда должны сопротивляться искушению вмешаться, когда они говорят. Даже если вы категорически не согласны с тем, что они говорят, или считаете, что это чушь собачья, дайте им закончить, прежде чем обсуждать свои вопросы.
8. Обратите максимальное внимание
Когда вы проводите собрание, все смотрят вам в глаза, когда говорят. Внимательное слушание их - это способ сказать им, что вы уважаете их мнение и готовы их выслушать. Лишь немногие вещи могут раздражать других на собрании, чем возиться с вашим смартфоном, когда они разговаривают. Он посылает сигналы о том, что вы не цените их мнение и что сама встреча не важна для вас.
9. Хорошо управляйте конфликтами: конфликты возникают на заседаниях совета директоров. Если это происходит на собрании, на котором вы бежите, постарайтесь как можно больше контролировать его, не оставляя никого в умах.
10. Признать и поблагодарить всех присутствующих
В конце заседания Правления признайте присутствие всех присутствующих и поблагодарите их за участие в собрании и за значительный вклад. Скажите участникам, что вы их цените, и это побудит их больше участвовать в последующих встречах.