Согласно исследованиям, около 50 процентов сотрудников считают, что встречи - это самая большая трата времени на работе и убийца номер один производительности.
Здесь мы не говорим о конференциях, семинарах и заседаниях совета директоров, которые обычно хорошо спланированы. Мы говорим о тех внутренних собраниях персонала, которые обычно длятся часами, но не всегда необходимы.
Конечно, деловые встречи дают возможность обсудить важные вопросы о компании и обо всем, что с ней связано, но эти встречи имеют недостаток, который снижает производительность как сотрудников, так и руководителей. Это объясняет, почему эксперты рекомендовали отмену большинства деловых встреч как способ повышения производительности. Вот 10 причин, по которым деловые встречи убивают производительность:
10 причин, почему деловые встречи снижают производительность
1. Деловые встречи тратят время
Как указывалось ранее, большинство деловых встреч занимают значительную часть рабочего времени сотрудника, оставляя им очень мало времени для выполнения важных задач. Для руководителей это еще хуже - более половины их рабочего времени тратится на одно или другое совещание с сотрудниками или сторонними заинтересованными сторонами, такими как клиенты, поставщики и деловые партнеры. Фактически, одной из отличительных черт современных руководителей бизнеса является то, что они проводят большую часть своего времени на деловых встречах.
2. Большинство деловых встреч не дают плана действий
После встречи должен быть план действий, который обрисовывает в общих чертах и объясняет жизненно важные шаги, которые необходимо предпринять. Но, к сожалению, большинство встреч заканчиваются без такого плана. И это приводит к проведению последующих встреч для повторного рассмотрения вопросов, с которыми в противном случае следовало бы покончить. Конечно, чем больше собраний участвуют сотрудники и руководители, тем больше продуктивного рабочего времени они теряют.
3. Большинство деловых встреч не подготовлены к
Большинство деловых встреч созываются, когда становится ясно, что организатору не нужно ничего собирать для встреч. Они просто хотят о чем-то поговорить, пренебрегая тем, что это пустая трата драгоценного времени. Без четкого плана относительно того, что будет обсуждаться на совещании и как долго он будет проходить, будут обсуждаться ненужные вопросы ( и даже запланировано другое совещание для любых остатков ), и ничего положительного не будет достигнуто.
4. Вопросы, обсуждавшиеся на последнем заседании, рассматриваются
Это одна из самых распространенных причин, почему деловые встречи занимают больше времени, чем обычно. Вопросы, поднятые или обсужденные на предыдущем заседании, должны были быть распространены и прочитаны заранее. Это сделает одну деловую встречу удачным продолжением предыдущей, а не повторением предыдущего. Поэтому всегда исключайте эту чепуху « Чтение протоколов последней встречи » из повестки дня вашей встречи.
5. Деловые встречи иногда распадаются на под-встречи
Временами деловая встреча вызывает новые дебаты и дискуссии. Хотя такие новые идеи или проблемы возникают во время встречи, это совершенно нормально, но позволить им сменить направление встречи - это распространенная ошибка, которая приводит к увеличению продолжительности собрания и непродуктивным встречам. И для каждой встречи, которая не дает хороших результатов, еще много придет, пока не будет достигнута приемлемая цель.
6. Люди общаются на деловых встречах
Деловые встречи убивают производительность, потому что они занимают больше времени, чем обычно. И одной из причин, по которой они занимают больше времени, является ненужное общение среди посетителей. Люди спрашивают своих коллег, что они делали на выходных, когда такие вопросы можно было задавать за обедом.
7. Некоторые пункты встреч повторяются по глупым причинам
Другой причиной, по которой большинство деловых встреч занимают слишком много времени, является ненужное повторение того, что обсуждалось, чтобы тот, кто вошел во время собрания или отсутствовал на последнем собрании, мог понять, откуда оно идет. Это тонкий способ пренебречь важностью времени других людей. Независимо от того, насколько человек важен для бизнеса, должен быть альтернативный способ рассказать ему о том, что они пропустили на встрече.
8. Большинство встреч - это мозговые штурмы
Если бизнесу необходимо достичь определенной цели и ему нужны идеи от сотрудников и руководителей о том, как достичь этой цели, для этого может потребоваться деловая встреча. Тем не менее, то, что ошибается большинству организаторов бизнеса, - это использовать встречу как средство для выдвижения новых идей. Это всегда будет занимать время, особенно потому, что большинству сотрудников приходится находить идеи на месте, к чему они не были готовы. В идеале, повестка дня должна быть доведена до сведения участников, чтобы каждый пришел со своими собственными идеями.
9. Технология продлевает большинство встреч
Большинство деловых встреч неоправданно затягиваются из-за необходимости починить проектор, или из-за необходимости поиска информации в Интернете, или из-за необходимости получения звонка организатором. Все эти вещи добавляют к общему времени, проведенному на деловых встречах.
10. Большинство деловых встреч проводятся в информационных целях: деловые встречи должны проводиться в целях принятия решений. Чтение ненужной информации из презентации PowerPoint или рассказ истории компании будет только пустой тратой времени.