Хотите вовремя доставлять продукты и развивать свой ресторанный бизнес? Если ДА, вот 50 лучших советов и приемов по управлению запасами в ресторанах на 2019 год.
Управление рестораном сопряжено с множеством проблем, и одним из наиболее важных является то, как отслеживать инвентарь ресторана. Управление запасами - это управление запасами и запасами. Как элемент управления цепочками поставок, управление запасами включает в себя такие аспекты, как контроль и надзор за заказом запасов, хранение запасов и контроль количества товара для продажи.
Благодаря минимальной марже контроль затрат является залогом успеха и, в конечном итоге, большей прибыли. Так как продукты питания и рабочая сила, как правило, являются вашими крупнейшими расходами, крайне важно иметь процесс управления запасами в ресторане и политику для вашего бизнеса.
Какова важность инвентаризации в ресторане?
Основная цель инвентаризации - измерить количество товара, которое ваш ресторан использует со временем, сравнить его с вашими продажами и исследовать разрыв между стоимостью производства и продажами. Управление инвентарём в ресторанах также очень важно для поддержания порядка в магазине, а также для снижения потерь ингредиентов и ресурсов.
Важность управления запасами нельзя переоценить в ресторанном бизнесе. Ваш план инвентаризации продуктов питания сохраняет все на месте, организованным и связанным - и одна крошечная оплошность может привести к радикальным изменениям в вашем бизнесе.
Отслеживание вашего кухонного инвентаря приводит к более информированному планированию и принятию решений. Если вы не будете эффективно отслеживать запасы, ваши прогнозы могут оказаться неверными, из-за чего ваши заказы на поставку будут неточными, что приведет к напрасной трате времени, ресурсов и денег.
Несмотря на то, что некоторые менеджеры не считают управление запасами столь важным, это своего рода крупная сделка. По статистике, 16% вашей еды попадает в мусорное ведро. 75% сотрудников говорят, что они украли у своих работодателей в определенный момент, что составляет ошеломляющие 7% от вашего дохода. А рестораны, которые регулярно проводят инвентаризацию, могут увеличивать прибыль до 24% в год.
Вот другие причины, чтобы регулярно проводить инвентаризацию ресторана.
а. Управление запасами играет очень важную роль во всех аспектах вашего ресторана - от заказов на поставку, которые вы делаете, до заказов клиентов, которые вы принимаете. Поскольку эта часть работы всегда будет присутствовать, выделение времени для понимания того, как проводить инвентаризацию, и внедрение программного обеспечения для управления запасами - это инвестиция, которая того стоит.
б. Знайте свое финансовое состояние: измерение финансового состояния ресторанного бизнеса выходит далеко за рамки знания суммы на банковском счете. Эта цифра не скажет вам, сколько товара у вас под рукой или сумму денег, которую представляют эти наличные товары.
С помощью эффективного инвентаря вы сможете легко рассчитать цифры, которые необходимы для понимания финансового состояния вашего бизнеса ... например, стоимость проданных товаров. По сравнению с доходами, стоимость проданных товаров дает вам лучшее представление о вашей прибыли.
Вы можете воспользоваться этой простой формулой:
- (Стоимость проданных товаров + Затраты на оплату труда) / Общая сумма продаж = Себестоимость
- Если полученное вами число превышает 60% ... у вас неприятности.
с. Отслеживание ожидаемого использования инвентаря: обычно это то же количество предметов, которое используется из кладовой на еженедельной основе. Поэтому, если не произошло какого-либо особого события, вам придется выяснить, почему произошло значительное изменение в количестве припасов, которые использовались из кладовой. С обычным ресторанным инвентарем вы сможете:
- Выявить значительное увеличение или уменьшение потребления пищи немедленно
- Увеличьте заказ, чтобы избежать дефицита
- Уменьшить порядок, чтобы избежать излишков
д. Сокращение пищевых отходов: пищевые отходы влияют на успех ресторана и общества в целом. Только в Соединенных Штатах около 133 миллиардов фунтов продовольствия было потрачено впустую только в 2010 году. И, несмотря на строгие стратегии борьбы с этой тенденцией, с тех пор эта цифра остается относительно неизменной. Однако правда остается неизменной: как бы вы ни старались, перед тем, как вы сможете их использовать, все равно будут запасы, которые испортятся. Но вы должны сделать все возможное, чтобы уменьшить эту потерю для благополучия вашего ресторана.
Первым шагом в сокращении отходов является определение количества отходов ... что вы не можете сделать без надежного инвентаря. Средний уровень отходов составляет 3, 11 процента для ресторана с полным спектром услуг. Если вы выполняете свои расчеты и обнаруживаете, что средний уровень потерь превышает 3, 11 процента, то вы теряете ненужную пищу и, следовательно, теряете деньги.
е. Боевая кража: насколько бы вы ни доверяли своим сотрудникам, нельзя отрицать, что существует большая вероятность того, что вы сможете нанять плохое яйцо, которое попытается украсть у вас. Компании в Соединенных Штатах ежегодно теряют от 40 до 400 миллиардов долларов из-за кражи сотрудников. Эта кража способствует провалу 50% всех предприятий.
Ведя постоянный инвентарь и расследуя любые явные нарушения, вы сможете сократить и даже поймать воровство. Ничто так не поощряет вора, как знание того, что на земле нет системы для проверки его или ее действий. В качестве бонуса, визуальный сбор и проверка вашего инвентаря может быть всем сдерживающим фактором, который должен сдерживать сотрудников, чтобы они ничего не сунули в сумки до конца смены.
е. Предотвращение чрезмерного заказа: как упоминалось ранее, потеря является большой проблемой для многих ресторанных предприятий. Конечно, вы не хотите, чтобы ваша задняя комната была пустой. Но вы также не хотите, чтобы содержимое вашей подсобки составляло непропорционально большой процент капитала вашего ресторана. Регулярно проводя инвентаризацию, вы сможете узнать, сколько продуктов вам нужно, и, таким образом, предотвратить чрезмерный заказ.
Учитывая это, ясно, что управление запасами очень важно для успеха ресторанного бизнеса. Зная правильное время для пополнения запасов определенных товаров, сколько таких предметов покупать, сколько платить, когда продавать и по какой цене может стать трудным выбором без правильной информации.
Учитывая значительные затраты и выгоды, связанные с запасами, рестораны тратят много времени, пытаясь выяснить, что представляет собой оптимальный уровень запасов, который следует поддерживать в любое время, чтобы не иметь слишком много или слишком мало запасов в любой момент во время.
Вот 50 лучших советов и приемов управления запасами в ресторане, которые гарантированно помогут вашему бизнесу.
50 лучших советов и рекомендаций по управлению запасами в ресторанах на 2019 год
- Начните с ваших критических предметов
Ваше меню - очень важная часть вашего ресторанного бизнеса, и поэтому оно является хорошей отправной точкой для управления запасами. Вероятно, в вашем меню есть несколько товаров, которые являются лидерами продаж (особенно те, которые имеют высокую стоимость, но низкую стоимость), поэтому вы не можете позволить себе неправильно управлять запасами, необходимыми для этих товаров. Вы должны иметь «самый жесткий» контроль над своими критическими предметами. Эти предметы должны инвентаризироваться каждую смену и, как минимум, каждый день.
2. Установите Pars для каждого предмета. В инвентаре «par» - это уровень, на котором запас пополняется. Установка номинала позволяет вам держать достаточно инвентаря под рукой, так как вы не исчерпаете то, что вам нужно. Многие операции устанавливают паритет на уровне ежедневных продаж плюс время доставки, чтобы гарантировать, что бизнес никогда не будет без этих важных предметов.
Только знание того, сколько у вас есть в наличии, не имеет значения, если вы не привязываете это число к своему производству и продажам. Обязательно добавьте номинал в свой счет, чтобы узнать, когда и сколько заказать. Это также поможет не отставать от ваших отделов продаж.
3. Внедрите процесс управления запасами в ресторанах: выделите время для внедрения процесса и придерживайтесь его! Определите лучшее время, чтобы сделать ваш инвентарь, который связан с вашим процессом заказа и доставки. Не забудьте потратить время на инвентаризацию или привлечь ваших менеджеров к ответственности за завершение инвентаризации. Помните, что чем сложнее и разнообразнее ваше меню, тем важнее то, что инвентаризация выполнена верно.
4. Используйте бухгалтерское программное обеспечение для управления запасами в ресторанах: даже если вы все еще можете считать ручкой и бумагой, очень важно, чтобы вы вводили его в программное обеспечение, связанное с вашими продажами. Ресторанный бизнес стал слишком сложным, а время требует слишком много времени, чтобы пытаться отслеживать запасы с помощью ручного инструмента, такого как ручка и бумага. Инвестируйте в хорошее программное обеспечение, и вы не пожалеете об этом.
Настройте программную систему управления запасами. Даже если вы просто управляете небольшим рестораном, у вас будет не менее нескольких десятков предметов в инвентаре, а в крупных операциях может быть несколько сотен. Реальное удобство программной системы инвентаризации - это функция автоматического расчета, а с помощью программного обеспечения вы можете задавать заказы для запуска на определенных уровнях запасов.
5. Проведите себя и выборочную проверку: как только вы начнете процесс управления запасами, убедитесь, что будете первым, кто завершит процесс самостоятельно. Затем, когда ваша команда отвечает за проведение инвентаризации, проверяйте процесс с интервалами, которые вам наиболее удобны, будь то раз в месяц или раз в квартал. Помните, что ваш инвентарь - это ваши продажи, которые еще не прошли через реестр, поэтому обязательно следите за тем, что находится в задней части дома.
При правильном управлении у вас должно быть достаточно запасов, чтобы подготовить все в меню, но не слишком много, чтобы продукты начали портиться. Это также может помешать вам или вашим сотрудникам «соблазниться» теми «отличными предложениями», которые заключают ваши поставщики - проверьте свой инвентарь и использование, прежде чем покупать эту «сделку».
6. Обучите свой персонал инвентаризации. Передача буфера обмена инвентаризации или программного обеспечения в руки любого сотрудника и отправка его обратно в склад - это путь к катастрофе. Управление запасами не может полностью ложиться на одного человека - особенно в корпоративных ресторанах или предприятиях с несколькими местоположениями. Менеджеры и руководители смен должны предоставлять подробные отчеты об инвентаризации всякий раз, когда они выходят из строя, и оповещать команду о любых серьезных сбоях или проблемах.
Эта ответственность также ложится на ваших линейных поваров и обслуживающего персонала, которые должны делать заметки о разливах, ошибках и гнилой пище всякий раз, когда они сталкиваются с ней. Обучение ваших сотрудников стать специалистами по инвентаризации или математикам может быть непростым делом, но будет проще, если вы включите простую в использовании систему инвентаризации для своих сотрудников.
Для обеспечения максимальной согласованности и надежности инвентаря в вашей команде должно быть от двух до трех выделенных инвентаризаторов. Выберите некоторых из ваших наиболее ориентированных на детали сотрудников и «продвиньте» их до статуса инвентаря.
После того, как вы сделали свой выбор, найдите время, чтобы обучить их правильному управлению запасами. Оттуда, выберите несколько ваших внутренних, принимающих заказы и специалистов по складированию, чтобы убедиться, что процессы, запущенные на месте, работают должным образом.
Как только ваша хорошо обученная группа будет готова, продолжайте совершенствовать процесс. Разделите различные обязанности по инвентаризации между вашими ключевыми сотрудниками. Назначьте членов команды для решения следующих задач, связанных с инвентаризацией:
- Организовать склад
- Получать заказы
- Подсчитать инвентарь
- Сделайте поиск цен
- Рассчитать стоимость проданных товаров
- Отправить финансовые отчеты
Назначая эти задачи, вы только что создали свой собственный список людей, которые будут задавать вопросы, когда вам нужно ответить на вопрос об инвентаризации.
7. Ежедневно отслеживайте свои продажи. Даже если это просто ежедневный пятиминутный обзор, ведущий к еженедельному углублению в ваши данные, лучше всего отслеживать продажи ресторанов каждый день. Когда вы проверяете продажи ежедневно, а не еженедельно, раз в две недели или ежемесячно, вы остаетесь в курсе немедленных изменений в вашем ресторане, чтобы вы могли быстро и своевременно вносить коррективы в планирование запасов в вашем ресторане и ваши поставки.
Например, если у вас есть сезонный пункт, который вы планируете удалить из своего меню, вы можете легко увидеть, когда он постепенно исчезает в глазах ваших клиентов, а не снимать его с вашего меню слишком рано или слишком рано.
Конечно, отслеживание продаж и анализ данных могут быть довольно сложными, если у вас нет подходящей технологии. Вместо того, чтобы вычислять все вручную из инвентарного листа или пожимать плечами и догадываться интуитивно, убедитесь, что вы можете получить доступ к данным прямо из вашей торговой точки. Таким образом, вы можете определить отклонения и попытаться выяснить источник потерь.
8. Проведите инвентаризацию «просто на всякий случай»: в вашем ресторане должен быть запас запасных продуктов, которые обычно бывают быстрыми. В случае возникновения чрезвычайной ситуации вы можете использовать эти дополнительные положения для выполнения заказов и удовлетворения клиентов. Просто не забывайте регулярно менять этот инвентарь «на всякий случай», чтобы он не испортился к тому времени, как вы сможете его использовать.
9. Начните с самого начала: начните с нуля и не опирайтесь на то, что уже есть на земле. Независимо от того, являетесь ли вы новым владельцем, генеральным менеджером или менеджером кухни ресторана, вы должны проверить свой инвентарь, чтобы знать, где вы находитесь.
Выполните этот начальный подсчет самостоятельно, даже если вы планируете делегировать ответственность за управление запасами. Ничто не заменит наблюдения за тем, что у вас есть на полках и в холодильнике, в качестве базовых знаний для управления рестораном и контроля над инвентаризацией.
10. Установите политику компании по контролю за запасами : убедитесь, что ведутся точные записи о запасах и что по крайней мере одна сторона несет особую ответственность за управление запасами. Многие рестораны сегодня проводят инвентаризацию ежедневно или даже почти в режиме реального времени, и почти все, по крайней мере, еженедельно.
11. Настройте процедуру управления запасами, чтобы по возможности задействовать двух человек : не только два набора глаз снижают вероятность того, что что-либо будет пропущено во время подсчета запасов, это также хорошая общая мера безопасности и защиты от потерь. Спаривание уменьшает количество ошибок и искушение манипулировать результатами или карманными товарами.
12. Отслеживайте свое использование: подтвердите ожидаемое использование и изучите значительные отклонения. Рестораны могут отслеживать точное количество каждого продукта в меню, которое продается каждый день, и, следовательно, также имеют довольно хорошее представление о том, какие ингредиенты используются и как это должно отражаться в инвентаре. Тем не менее, инвентаризация являются частью ресторанного бизнеса.
Иногда сотрудник случайно портит большую партию еды, или происходит порча из-за отмены банкета или другого ожидаемого спроса, который не материализуется. Однако значительные отклонения от ожидаемого использования могут представлять кражу и должны быть расследованы.
Если вы управляете инвентарем для более крупного ресторана, рассмотрите систему оптического сканирования штрих-кодов или инвентаризации радиочастотных идентификаторов. Эти системы дополнительно автоматизируют процесс управления запасами и позволяют руководству намного легче отслеживать использование и расследовать потери.
13. Подготовьте вашу торговую точку, чтобы отслеживать ваш инвентарь: во- первых, вам нужно ввести каждый ингредиент, который входит в вашу еду. Вы можете продавать чизбургеры и молочные коктейли, но вы покупаете говядину, сыр, мороженое и молоко (среди прочего). Определите минимальные уровни каждого ингредиента и свяжите их с вашими поставщиками.
Когда запасы становятся низкими, торговая точка может предупредить вас об этом и даже сгенерировать заказ на покупку для пополнения запасов, готовый к подписанию. Добавление всех пунктов меню занимает второе место, поскольку они будут основаны на рецептах с использованием ваших ингредиентов. Делая это таким образом, ваша точка продажи может автоматически обновлять количество любых ингредиентов в любой еде, которую вы продаете.
14. Подготовьте свой персонал (или себя) к процедуре инвентаризации: хотя каждый должен, по крайней мере, знать о том, каковы процедуры и ожидания, вы должны убедиться, что один или два человека отвечают за него, как упоминалось ранее.
Для еще лучших результатов убедитесь, что это не два человека. В любом случае, тот, кто обрабатывает инвентарь сегодня, должен быть тем, кто обрабатывает его завтра и на следующий день. Необходимость согласованности распространяется и на персонал: со временем задача будет выполняться быстрее и плавнее, если ее каждый раз обрабатывает одна и та же команда.
15. Подведите итоги своего окружения: теперь, когда все готово для подсчета в торговой точке, вы должны сначала подсчитать их все. Не берите в голову, если вы посчитали накануне. Вы начинаете новый режим здесь, и лучше начинать с нуля. Вы сможете выполнить инвентаризацию прямо из вашей торговой точки.
Посчитайте все, что можно посчитать. Взвесьте все, что нужно взвесить. Обновите все количества и сохраните изменения. Тогда, и это действительно важно, попросите кого-нибудь сделать это снова. Когда все ваши номера совпадают, тогда вы знаете, что все готово.
16. Создайте расписание для ручных складских запасов, а затем следуйте ему: идея ежедневного ручного складского запаса может показаться пустой тратой времени, если у вас есть пункт продажи, автоматически обновляющий инвентарь с каждой продажей, а продажи - нет. Не рассказывайте всю картину с инвентарем.
Разлив жидкости, увядание зелени, мясо может испортиться, и клиенты могут отправлять еду обратно. Важно проверить компоненты и проверить, соответствует ли реальность ожиданиям. Когда вы придерживаетесь своего графика, у вас будут недели, а затем месяцы, а затем годы, чтобы вернуться и проанализировать данные.
17 Что касается ручных складских запасов, скоропортящиеся товары должны ежедневно проверяться на качество, поэтому вы можете также считать их, пока вы там. Не скоропортящиеся продукты должны учитываться один или два раза в неделю, в зависимости от того, как быстро вы их проходите. Вы должны всегда делать это, когда вы закрыты, и желательно, прежде чем открыть.
Важно придерживаться графика, как будто ваш бизнес зависит от него. Вы не можете отложить это, и это не так, как если бы вы могли сделать это дважды на следующий день, чтобы компенсировать это. Чем больше вы предоставляете своей торговой точке регулярные и надежные данные, тем лучше вы понимаете ваши покупки и использование.
18. Запишите потери (и почему это происходит): как упоминалось ранее, потери могут и будут происходить время от времени, независимо от того, насколько хорошо вы пытаетесь сократить их. Однако каждый раз, когда еда вычитается из вашего инвентаря, вы должны знать причину. Большую часть времени эта причина находится в отчетах о продажах. Но когда еда не продается и все еще забирается с полки? Тебе тоже нужно это знать.
Когда вы выполняете ручную инвентаризацию, не просто выбрасывайте просроченные ингредиенты и обновляйте свой инвентарь. Запишите отходы и добавьте причину. То же самое должно быть сделано, когда что-то проливается, или клиент отправляет что-то обратно. Отличное отслеживание запасов - это не только знание того, что у вас под рукой. Когда вы знаете, что потратили впустую, вы можете поставить знаки доллара на эти потери и понять последствия. Когда вы знаете, почему вы потратили впустую, вы можете принять меры, чтобы предотвратить это снова.
19. Убедитесь, что инвентарь обновлен, прежде чем принимать поставки. Каждый раз, когда вы знаете, что будете принимать поставки, убедитесь, что вы начинаете с недавно проверенного счета. Это предотвращает возможность путаницы при добавлении нового запаса с тем, что уже находится на полках.
20. Создание разделов: разделено ли ваше хранилище? У вас есть место для пасты, овощей, фруктов и приправ? Если вы смешиваете свои продукты и сухие товары, управление запасами будет немного сложнее.
Разделение вашего складского помещения не только делает инвентарь менее громоздким, но также облегчает инструктаж персонала, чтобы получить что-то из хранилища. Вместо того, чтобы отправлять своих сотрудников на охоту за мусором, четко определенный раздел для каждого элемента позволяет легко находить элементы.
21. Группируйте одинаковые предметы вместе: считать коробки чашек проще, чем считать полки или отдельные чашки, верно? Но для занятого работника, которому нужна чашка сока на 16 унций (и которая не думает о том, что проверка инвентаризации появится позже на этой неделе), открытие нового ящика вместо поиска уже открытого кажется самым быстрым вариантом. Напомните персоналу, что использование открытых пакетов в первую очередь необходимо для ускорения процесса инвентаризации. И не забудьте сказать им, что это облегчает их работу в конце концов.
Скорее всего, вы будете время от времени получать две открытые коробки, но если ваши сотрудники понимают важность этого процесса, они дважды подумают, прежде чем рвать новую коробку.
22. Сделайте это привычкой: пошаговый процесс повышает надежность инвентаря и улучшает согласованность между различными получателями инвентаря. Ваш процесс должен детализировать, где инвентаризация должна начинаться и останавливаться. И то, что работает для одного ресторана, не будет работать для всех. Решите, какой стиль вы считаете наиболее подходящим. Опции, которые вы можете использовать:
- Работая по часовой стрелке и перемещаясь по комнате, начиная с двери в 12 часов
- Подсчет спереди назад и сверху вниз
- Сначала подсчитываем кулер, а затем переходим на сухое хранение
Вы узнаете, что если вы разработаете систему, вам будет легче выполнять вашу работу. Как только ваш процесс будет остановлен, вы сможете сразу увидеть, как далеко продвинулись процессы инвентаризации ваших сотрудников, просто войдя в пространство для хранения.
23. Стимулируйте: уже делаете все вышеперечисленное, и ваш инвентарь все еще сомнительно точен в лучшем случае? Надоело ругать человека, который неправильно сосчитал или неправильно положил на полку? Если нет, то он или она, вероятно, есть. Вместо этого попробуйте использовать положительное подкрепление. Награда ваших самых надежных и последовательных инвентаря.
Стимул не всегда должен быть в долларах и центах, либо дать вашему инвентарю остро выглядящую новую униформу или вознаграждение сотрудников с оплачиваемым часом. Вы, вероятно, увидите повышение энтузиазма, а также надежность инвентаря.
24. Не игнорируйте неиспользованный инвентарь: ваш склад и кладовая должны быть динамическими местами. Когда их нет, неиспользованный инвентарь бездействует ... занимает место ... стоит денег. Поэтому, что бы вы ни делали, не игнорируйте это. Инвентаризация дает вам серьезное преимущество - возможность действительно что-то делать с предметами, которых у вас слишком много.
Скажем, вы заказываете 2 пакета соли в неделю, как по маслу. Вместо того чтобы слепо размещать заказ только для того, чтобы он накапливался в складской комнате, посмотрите на свой инвентарь, откорректируйте свой заказ и удерживайте больше денег. Когда вы узнаете излишки припасов, отрежьте этот предмет из вашего следующего заказа ... и оставляйте его обрезанным, пока вы не сожжете большую часть своего резервного запаса.
25. Не допускайте пищевых отходов: происходит потеря пищи. Но одно из главных преимуществ инвентаризации - вы можете видеть, сколько вы тратите. Тогда у вас есть возможность обуздать отходы в вашем ресторане. Предоставьте своим сотрудникам возможность использовать излишки ингредиентов в ежедневных специальных предложениях. Они могут играть активную роль в предотвращении чрезмерного заказа пищевых отходов, продавая специальные предложения. Если вы оказались в дополнительном футляре лягушачьих лапок, придумайте лягушачьи лапки, содержащие закуску, чтобы предложить своим посетителям.
Вместо того, чтобы печатать специальные меню, пусть ваши серверы устно представляют специальное предложение голодным посетителям. Вы не только будете использовать полезную еду для других целей… Вы также напомните своим сотрудникам, сколько ресторан может потерять из-за чрезмерного заказа.
26. Не оценивайте количество: люди, которые чувствуют, что они «опытные», часто заканчивают тем, что делают оценки вместо того, чтобы фактически считать. Например, они могут сказать «это похоже на около 3 дюжин яиц», фактически не открывая коробки.
Это абсолютно недопустимо. Оценочный инвентарь бесполезен для менеджера и ресторана в целом. Если вы используете электронную таблицу Excel или метод ручного подсчета бумаги… вам действительно нужно считать каждый элемент каждый раз.
Если у вас есть просто правильная технология, вы можете более уверенно участвовать в расчетах, минимизировать вероятность неправильных расчетов и при этом иметь необходимые финансовые показатели.
27. Не пытайтесь расследовать кражу: даже если вы не являетесь Шерлоком Холмсом, но если в вашем инвентаре есть сведения о краже сотрудника (или, возможно, двух), вам необходимо принять меры. Прискорбным фактом является то, что 43% потерь розничной торговли (включая индустрию общественного питания) связаны с кражей сотрудников.
И что шокирует, 75% всех сотрудников сообщают, что в какой-то момент их украли у работодателя. Итак, как вы узнаете, что сотрудник ворует? Следите за разницей между вашей стоимостью проданных товаров и имеющимся у вас количеством. Если есть разница, это не обязательно означает, что кто-то крадет ... ваши шеф-повара могут просто быть слишком тяжелыми с ингредиентом.
Но это должно вызвать дополнительное расследование ... это пищевые отходы или это кража? Конечно, если предметы, которые продолжают появляться, являются вашими лучшими бутылками вина или даже самыми мелкими кусочками мяса, у вас, вероятно, будет случай кражи сотрудников.
Дело в том, что ... даже лучший сотрудник не застрахован от соблазна. Если вы обучили своих сотрудников важности инвентаризации, вы можете увидеть дополнительное преимущество: показать своим сотрудникам, что хранение точных запасов - это хороший способ сохранить свою работу.
28. Привлекайте персонал к управлению запасами в Buy-Into: вы знаете, насколько важен ваш инвентарь ... но знают ли ваши сотрудники? Если ваши сотрудники не понимают, насколько критически важен инвентарь для здоровья вашего ресторана, они могут не прилагать особых усилий, чтобы убедиться, что они правильно поняли.
Потратьте время, чтобы официально обучить своих сотрудников важности инвентаря и практике. Ваши сотрудники должны знать, что наличие точных цифр может улучшить вашу прибыль. И это напрямую влияет на успех ресторана и безопасность его работы.
29. Запланируйте на регулярной основе: когда вы проводите инвентаризацию? Если ваш ответ во время простоя, то этого недостаточно. Чтобы убедиться, что инвентаризация действительно происходит, запланируйте согласованное время, чтобы проводить его каждую неделю. Поддержание регулярно установленного графика повышает надежность ваших показателей подсчета запасов. Поскольку вы принимаете его в одну и ту же точку недели каждую неделю, вы должны увидеть соответствие между цифрами. Запланируйте инвентарь на тихое время между обедом и ужином, чтобы сделать процесс максимально безболезненным.
30. Заполните Инвентаризацию перед доставкой и после большой поставки : если ваша складская комната выглядит дезорганизованной, вы далеко не одиноки. Даже если у вас есть место для всего, и все на своем месте ... день доставки будет беспокойным. Если вы получите свои поставки в четверг, сделайте инвентаризацию в среду. Ваши инвентари по достоинству оценят этот вдумчивый жест.
31. Выполните выборочные проверки : вы не можете считать каждый элемент каждый день. Но вы можете выбрать несколько выборочных проверок время от времени. Выбирайте 4 особенно дорогих предмета каждую неделю ... или несколько предметов, по которым у вас, похоже, постоянно кончается ... и инвентаризируйте эти товары ежедневно в течение недели. Выборочные проверки особенно полезны в ситуациях, когда вы уже подозреваете, что определенные предметы пропадают
Информация, которую вы соберете, даст вам лучшее представление о том, когда недостающие предметы могли покинуть кухню. При проведении выборочных проверок вы должны стараться быть непредсказуемыми, чтобы ваши сотрудники не могли угадать конкретную группу предметов, из которых вы попытаетесь провести инвентаризацию.
32. Зафиксируйте : Рассматривайте свой инвентарь так же, как вы делаете свои деньги. Потому что это на самом деле представляет доллары и центы. Сохраняйте надежность своего инвентаря, сохраняя его запертым. С вашим инвентарем в безопасном месте вы можете быть уверены, что он не подделан и что ваши фигуры столь же надежны, как и в тот день, когда вы их получили.
Что вы держите под замком? Предметы, которые вас волнуют больше всего. Если ваши сотрудники увидят, что вы предпринимаете шаги для обеспечения безопасности вашего инвентаря, они будут знать, насколько вы заботитесь об этом… что может вдохновить их на то, чтобы заботиться о них немного больше.
33. Не покупайте слишком много . Один из самых простых способов поддержать ваш ресторан в финансовом отношении - это ограничить ваш инвентарь. Но сколько достаточно? Этот вопрос мучает рестораторов в течение многих лет. Вы не хотите связывать все свои деньги в инвентаре или рискуете потерять много денег из-за порчи. Но вы также не хотите исчерпать свои самые популярные продукты или самые дорогие белки. Желательно, чтобы ваш инвентарь в 1, 5 раза превышал недельную стоимость проданных товаров.
34. Автоматизируйте свой инвентарь: нет способа обойти это ... вы должны автоматизировать процесс инвентаризации. У вас нет времени на листы отслеживания бумаги или электронные таблицы ... особенно, если за последние 5 лет были созданы простые в использовании и доступные приложения для ресторанов.
Конечно, есть много способов сделать инвентарь. Но есть несколько универсальных истин, которые следует учитывать при выборе лучшего метода. Таблицы далеки от хороших в эту современную эпоху. Там действительно нет другого способа сказать это.
Методы инвентаризации на основе электронных таблиц полны задач, на которые у вас просто нет времени, от утомительного ручного ввода до создания формул, требующих много времени. Приложения сделают вашу жизнь намного проще и принесут финансовую выгоду. Автоматизируя инвентаризацию, вы можете сделать это быстрее ... вы можете сделать это более точно ... и вы можете сделать задачу достаточно простой, чтобы каждый мог это сделать.
Сделайте себе и своему бизнесу одолжение, используйте приложение или специально разработанное программное обеспечение для инвентаризации. Экономия времени, простота, простота составления отчетов ... все эти функции заставят вас задуматься, почему вы так долго ждали. Современный ресторатор не должен идти один, когда дело доходит до инвентаризации. Вы можете повысить эффективность и точность своего инвентаря, применив правильный процесс и технологию.
35. Разработайте систему и обучите весь свой персонал: чтобы процесс работы ресторана стал вечнозеленым в вашей работе, обучите его всему персоналу. Да, маловероятно, что вам понадобится весь ваш персонал для каждой проверки инвентаря, но идея заключается в том, что в случае необходимости любой может вмешаться, чтобы помочь. Конкретные предметы инвентаря будут варьироваться от ресторана к ресторану, но обучите своих сотрудников этим универсальным условиям управления запасами:
- Сидящий инвентарь : это количество товара (или стоимости в долларах), которое у вас есть на данный момент. Какие бы приращения вы ни использовали, будь то меры или суммы в долларах, убедитесь, что вы последовательны везде.
- Истощение : это количество продукта (или стоимости в долларах), которое вы использовали в течение установленного промежутка времени. Установите для своих окон ежедневные, еженедельные или ежемесячные приращения и рассчитывайте, используя данные о продажах из вашей системы точек продаж (POS).
- Использование : Это количество сидячего инвентаря (или стоимости в долларах), деленное на среднее истощение, в пределах установленного окна. Таким образом, если у вас есть 4 галлона соуса в вашем инвентаре и ваш уровень истощения составляет галлон в неделю, использование соуса составляет 4 недели.
- Разница : по сути, это разница между вашим теоретическим использованием (обычно «рассчитанным» вашим POS) и вашим фактическим использованием. Таким образом, если вы регистрируете потребление говядины на уровне 100 долларов в неделю, а ваша POS «предсказывает» 90 долларов, ваша дисперсия составляет 90 долларов (теоретическая) - 100 долларов (фактическая) = - 10 долларов или -10%.
- Доходность : это процент продукта, который фактически учитывается в продажах, по сравнению с теоретической суммой, которую, по словам POS, следовало использовать. Рассчитайте доходность, взяв ваше теоретическое использование и разделив на фактическое. В последнем примере: теоретическое использование составляет $ 90 и фактическое использование $ 100 или $ 90 (теоретическое) / $ 100 (фактическое) = $ 0, 90 или 90%
36. Регулярно и последовательно управляйте Инвентаризацией: Инвентаризация не является рутиной, так что не относитесь к ней как к одному! Данные, которые вы соберете из своих усилий по управлению запасами, определят ваше меню и, в конечном счете, будущую стратегию всего вашего ресторана. Во всем, что вы делаете: будьте активными, регулярными и не ждите, когда у вас почти закончится что-то ответить.
Всегда проводите инвентаризацию примерно в одно и то же время дня и в одно и то же время недели. Если вы этого не сделаете, небольшие несоответствия будут выбрасывать его между сессиями. Если вы один месяц проводите инвентаризацию утром, а следующий - вечером, вы обнаружите несоответствия в данных. Проведение инвентаризации в одно и то же время неделя за неделей гарантирует, что ваши данные будут максимально точными и надежными.
37. Менталитет «первым пришел - первым вышел» (FIFO): « FIFO» означает «первым пришел первым - вышел». Нет смысла использовать новые блюда для приготовления пищи, когда еще есть какая-то оставшаяся партия. FIFO предлагает сначала использовать более старую еду в своем инвентаре, чтобы ничего не испортилось.
Эти четыре буквы составляют золотой стандарт для управления всем ресторанным инвентарем и гарантируют, что вы экономите на сидячем инвентаре. Чтобы использовать эффективную стратегию FIFO, пометьте всю свою еду датой, когда вы ее получили, и датой ее истечения. Используйте те продукты, срок годности которых истекает раньше, чем другие продукты, и следите за тем, что скоро закончится.
38. Проведите инвентаризацию после закрытия ресторана или до его открытия: вы не можете провести точную инвентаризацию во время продажи товаров. Какое бы время вы ни выбрали, придерживайтесь этого. Если вы всегда проводите инвентаризацию по вторникам, но иногда вы делаете это ночью, а иногда утром, в результатах за неделю будут колебания.
39. Очистите и организуйте свои складские площади перед инвентаризацией: выбросьте предметы, срок годности которых истек, переместите аналогичные предметы на ту же полку и, в общем, уберите их.
- Если вы используете весы для взвешивания инвентаря и измерения порций, калибруйте их еженедельно.
- Стандартизируйте стоимость вашей единицы. Цена многих предметов (например, говяжий фарш) меняется неделя на неделю. Используйте последнюю цену, оплаченную в качестве стандарта. Легче всего найти и запомнить
40. Управление сырьем: разумное управление запасами необходимо для предотвращения потерь. Используйте эти пункты, чтобы убедиться, что ваш запас используется эффективно.
- Попытайтесь принять минимальный подход к запасам для вашего ресторанного инвентаря, особенно в случае скоропортящихся продуктов.
- Кроме того, заказ только при необходимости помогает избежать потерь.
41. Управление рецептами и калькуляция . Стандартизация и управление рецептами имеют важное значение для правильного управления запасами, поскольку это помогает сократить расходы на продукты питания. В стандартном рецепте указано количество каждого используемого ингредиента; поэтому система управления запасами может легко определить количество дней, в течение которых оставшиеся запасы будут сохраняться. Случайное использование ингредиентов приводит к дисбалансу на складе и вызывает его высыхание раньше времени.
Заполните свои рецепты в программном обеспечении POS, чтобы оценить использование сырья с точки зрения продаж. Это приводит к снижению воровства в ресторане. Для больших цепей это помогает гарантировать вкус блюд, так как рецепты будут одинаковыми во всех торговых точках. Вы также можете получить оценку того, сколько будет стоить приготовление блюда, с помощью функции определения стоимости рецепта.
Вам просто нужно подать рецепт вместе с порцией каждого ингредиента, а система управления запасами ресторана подсчитывает стоимость еды для этого блюда. Это также поможет вам определить цену продажи этого продукта. В идеале стоимость еды должна составлять 30% от цены меню или продажной цены.
42. Управление сроком годности. Управление сроком годности является неотъемлемой частью управления запасами для ресторанов. Каждый предмет в инвентаре имеет определенный срок годности. Некоторые продукты, такие как рис, могут храниться годами, а некоторые, например, овощи, могут испортиться очень быстро.
Таким образом, управление сроком хранения скоропортящихся продуктов имеет важное значение. Для каждого из предметов в инвентаре вы можете указать, как долго они могут быть сохранены и впоследствии использованы, прежде чем испортятся. Если из-за медленных продаж или по какой-либо другой причине предметы не использовались в течение этого периода, вы будете уведомлены о том, что они испортились и не должны использоваться для приготовления блюд.
43. Отчеты и аналитика . Отчеты и аналитика - это еще одна важная особенность управления запасами ресторанов, которая помогает в работе ресторанов. Отчеты о продажах и использование сырья помогают прогнозировать и создавать планы на будущее. Отчеты о прибылях и убытках формируются в зависимости от продажи и потребления акций. Эта функция также поможет вам;
- Анализ тенденций инвентаризации - вы можете анализировать тенденции инвентаризации для принятия обоснованных решений, таких как выбор меню. Подробные отчеты, основанные на потреблении каждой акции, дают представление о том, какой ингредиент является наиболее популярным, и его необходимо больше использовать в рецептах.
- Следите за запасами и сохраняйте точность - точный список доступных расходных материалов поможет вам отслеживать ежедневное и еженедельное использование
- Точная настройка вашего прогноза. Точное прогнозирование жизненно важно. Ваши прогнозируемые расчеты продаж должны основываться на таких факторах, как исторические цифры продаж
44. Используйте облачное программное обеспечение для управления запасами : ищите программное обеспечение с аналитикой продаж в реальном времени. Ищите программное обеспечение, которое подключается непосредственно к вашей торговой точке, поэтому ваш уровень запасов автоматически корректируется каждый раз, когда вы совершаете продажу. Получайте ежедневные уведомления о наличии товара на складе, чтобы вы всегда знали, каких товаров мало или нет в наличии, чтобы вы могли заказать больше в срок.
45. Свяжите контроль качества с управлением запасами: сотрудникам должны быть предоставлены контрольные списки и / или компьютерные системы, которые могут помочь им в соблюдении надлежащих процедур при проверке товаров, которые они получают. Все товары должны быть проверены на наличие повреждений, включая утечки, разрывы или сломанные уплотнения; расхождения в описаниях - цвета, стили и размеры товара должны быть идентичны заказам на покупку; и цены и условия продажи. Если качество продукции ниже согласованного, товар должен быть возвращен поставщику. Эта мера также позволяет избежать ненужного увеличения уровня запасов.
46. Пересмотрите свой страховой запас: иногда менеджеры ресторанов могут задаться вопросом о количестве запасов, чтобы их кладовая не опускалась ниже. Простой ответ - ноль. Страховые запасы полезны, только если они используются. Весь смысл страхового запаса заключается в защите от ожидаемых колебаний спроса и предложения.
Если вы никогда не используете свой страховой запас, у вас слишком много. В среднем вы должны быть ниже уровня страхового запаса в половине случаев, когда доступно пополнение, и выше его в другой половине. Если это не так, вам нужно пересмотреть, какие продукты вы храните в каждой локации, чтобы получить максимальную выгоду от вашего доллара.
47. Запланируйте свое место для хранения: каждый дюйм кладовой должен быть запланирован, чтобы максимизировать пространство для хранения. Это одна из лучших практик управления запасами, которая может быть реализована без особых затрат. Пространство должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечить быструю и бесперебойную транспортировку товаров. Там также должно быть достаточно места для людей, чтобы передвигаться.
Наконец, вы должны быть одержимы своими данными. Если вы выполните все эти шаги, вы обнаружите, что у вас есть управление в вашем бизнесе, как никогда раньше. Вы сможете сравнить свое использование с тем, что вы прогнозировали, и внести соответствующие изменения в ваши покупки.
Вы будете знать, что входит, что выходит, что было потрачено впустую, кто это потратил - этот список можно продолжить. Когда вы зацикливаетесь на своих данных в режиме реального времени, у вас будет лучшее представление о том, как работает ваш бизнес, о том, что оно вам стоит, и о способах экономии денег.
Фактически, все упражнение по инвентаризации приближает вас к вашему бизнесу. Поток инвентаря от двери доставки в задней части до желудка ваших клиентов станет четкой картиной, и вы будете вооружены данными, чтобы сохранить их таким образом. Наличие хорошего программного обеспечения помогает, но вы должны посвятить себя этому. Еда на вашей кухне - это доход, ожидаемый в будущем, но это также расходы, за которые вы уже заплатили. Не забывайте об этом.