Вы управляете строительной компанией и хотите, чтобы призраки не попали в вашу зарплату? Если ДА, вот 20 верных советов о том, как не допустить строительства рабочих-призраков.
Что такое Ghost Worker?
Проще говоря, работники-призраки - это сотрудники, которые регулярно получают зарплату в компании, но не работают в этой компании.
Схемы служащих-призраков осуществляются сотрудниками по начислению заработной платы, которые либо создают поддельные удостоверения личности, которые содержат поддельные SSN, адрес, номер телефона и т. Д., Либо продолжают выплачивать выплаты сотрудникам, покинувшим компанию, и перенаправляют оплату себе. Независимо от того, какую форму принимает призрачный сотрудник, это просто грандиозная схема кражи денег у компании.
Призрачный работник также может быть реальным человеком, например, членом семьи, который не работает в компании, но собирает деньги и либо делит их с мошенником, либо держит всю выплату себе.
Феномен работника-призрака является реальным в строительной отрасли, где у вас, как правило, всегда много людей на заработной плате. Из-за большого количества подрядчиков, штатных и специальных сотрудников, которые постоянно платят в строительной отрасли, как правило, трудно отслеживать их платежи. Наблюдалось, что работники-призраки более распространены в крупных организациях, чем в небольших, где их легко обнаружить.
Феномен «призрака» - одно из самых распространенных случаев мошенничества с заработной платой, которое можно обнаружить в строительном секторе. Этот метод мошенничества может проявляться многими способами, которые могут включать в себя;
- Рассерженный менеджер заработной платы - если у строительного предприятия есть менеджер по заработной плате, который недоволен и считает, что он или она заслуживает дополнительной компенсации, им было бы довольно легко изменить записи заработной платы, чтобы создать нового, но фиктивного сотрудника, и собрать чек этого сотрудника. для них самих. Это особенно верно, если менеджер по выплате заработной платы имеет неограниченный и неконтролируемый доступ к системе начисления заработной платы.
- Мошенничество с несколькими сотрудниками - это еще один способ мошенничества с привидениями, который может проявиться в строительном бизнесе. С более сложным процессом расчета заработной платы, или если сотрудник не имеет прямого доступа к системе расчета заработной платы, несколько сотрудников могут сговорить, чтобы обмануть систему, а затем разделить деньги, которые они растрачивают. Как правило, один сотрудник играет определенную роль в проверке и авторизации платежной ведомости, чтобы они могли подписываться на фальсифицированных расписаниях.
- Компенсация семье / другу . Сотрудник может создать запись в системе начисления заработной платы для члена семьи или друга, чтобы они могли получать зарплату от компании. В этом случае фактический работник может получить или не получить долю этой зарплаты.
Схемы сотрудников-призраков могут варьироваться от простого ввода данных (особенно, если фальшивый сотрудник получает зарплату) до сложных манипуляций с фальшивыми расписаниями и перенаправлением платежей. Если вы не пристально следите за заработной платой в своем строительном бизнесе, этот вид мошенничества часто может оставаться незамеченным в течение достаточно долгого времени, и этого достаточно, чтобы кровоточить компанию миллионами долларов.
Красные флажки, которые могут подсказать призрачные работники в вашем строительном бизнесе
а. Информационные аномалии сотрудников. Есть несколько аномалий, которые вы можете заметить в вашей строительной компании, и это скажет вам, что у вас проблема с призраком. Если номер социального страхования сотрудника (SSN) не указан в списке или у нескольких сотрудников одинаковый номер SSN, это указывает на одну вещь - мошенничество. Опять же, если в течение года произойдет многократное изменение адреса, у вас должно быть подозрение.
б. Расчет заработной платы аномалий по прямым депозитам. Это происходит, когда один и тот же номер банковского счета используется для нескольких сотрудников, что может указывать на то, что зарплата сотрудника-призрака зачисляется на ту же учетную запись, которую использует другой сотрудник. Это еще один красный флаг, чтобы отметить. Несколько банковских счетов для зарплаты одного сотрудника могут потенциально указывать на то, что зарплата призрачного сотрудника распределяется между соучастниками.
с. Расчет заработной платы аномалий. Если во время оплаты в вашем строительном бизнесе и нескольких чеков, выданных сотруднику в течение одного платежного периода, или изображение чека платежной ведомости показывает, что оно было подтверждено кем-то с именем, отличным от имени получателя, то у вас могут возникнуть проблемы.,
д. Бонус или увеличение заработной платы аномалий. Если вы в любое время заметите, что сотрудник получает бонус, отличный от типичного распределения бонусов компании, или сотрудник получает многократное повышение заработной платы в течение одного года, это является причиной для расследования.
е. Тенденции отдыха сотрудников. Сотрудник не брал оплачиваемый отпуск или отпуск по болезни в течение всего года, или лицо, обрабатывающее платежную ведомость, никогда не берет отпуск. Принудительный отпуск или ротация обязанностей - эффективный контроль, сказал Уайлдер.
20 верных советов о том, как предотвратить привидений в вашей строительной компании
Из-за большого количества переменных, которые влияют на то, как совершается мошенническое мошенничество, нет надежных способов предотвратить это или привлечь сотрудников к действию. Тем не менее, есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы снизить риск:
- Проведение аудита сотрудников-призраков
В большинстве случаев призрачные сотрудники обнаруживаются путем тщательного аудита ваших ведомостей заработной платы. У вас должен быть кто-то в вашем строительном бизнесе, который будет регулярно сравнивать записи заработной платы с отчетами о временных карточках и файлами персонала, чтобы искать расхождения, такие как фальшивые сотрудники, дублирующие номера социального страхования, дублирующие адреса или дублирующие банковские счета.
- Отдельные платежные ведомости
Еще одна вещь, которую вы должны сделать в своем строительном бизнесе, чтобы предотвратить появление работников-призраков, - это обеспечить, чтобы разные части вашего процесса начисления заработной платы обрабатывались разными людьми. Если кто-то отвечает за авторизацию чеков, убедитесь, что кто-то другой отвечает за распространение этих чеков. Если кто-то имеет право создавать / удалять сотрудников в системе начисления заработной платы, убедитесь, что кто-то еще проверил изменения.
- Оцените кадровую политику
Удостоверьтесь, что ваши сотрудники отдела кадров и начисления заработной платы полностью обновлены в отношении ваших кадровых политик, особенно когда речь идет о добавлении и удалении сотрудников из вашего списка сотрудников. Это поможет предотвратить использование информации бывших сотрудников для мошенничества.
- Сделайте вашу зарплату труднее фальсифицировать
Если у вас есть сотрудники, которым выплачивается компенсация в зависимости от их времени, убедитесь, что у вас есть процессы, которые затрудняют фальсификацию записей времени. В идеале, используйте автоматическое отслеживание времени, когда сотрудники приходят и уходят. Для дополнительной защиты используйте систему отслеживания времени со встроенной проверкой идентификатора.
- Периодически проверяйте отчеты о заработной плате
Периодический анализ отчетов о заработной плате является важным шагом в смягчении и обнаружении мошенничества, и аудитору следует делать это не раз в год. Наличие контрольного числа от общего числа сотрудников в вашем строительном бизнесе дает хорошую отправную точку для этого обзора.
Оттуда это может быть так же просто, как сканирование по именам. Следует отметить, что для надлежащего разделения этот обзор должен выполняться кем-то, кроме тех, кто может добавить новых сотрудников или уволить старых.
Если ваша заработная плата меняется не часто, как в случаях, когда количество сотрудников меняется в обычном режиме, каждый раз, когда вы запускаете платежную ведомость, проверяйте, соответствует ли она вашим ожиданиям. Внимательно изучите любые ненормальные результаты и знайте, чего ожидать при запуске отчетов.
- Использовать предопределенные правила смены
Предопределенные правила смены ограничивают период времени, в течение которого работники могут приходить и выходить из работы. Если они попытаются сделать это вне предопределенного временного окна, система не допустит их. Правила могут быть установлены для отдельных лиц, отделов или компании в целом.
- Используйте аутентификацию пользователя
Аутентификация пользователя исключает возможность перфорирования друзей, требуя, чтобы работники выдавали уникальный идентификатор при входе и выходе из смены. В зависимости от сложности системы и возможности ее интеграции с любым оборудованием, таким как сканер, этот идентификатор может представлять собой идентификационный значок, отпечаток пальца или даже фотографию лица работника.
Что касается самой системы начисления заработной платы, спросите своего поставщика, есть ли у нее какие-либо функции, которые могут автоматически помечать записи, которые могут иметь проблемы с ними. Эти функции довольно распространены.
Вы также должны связать свое программное обеспечение с правилами звуковой посещаемости. Например, лучшая практика требует, чтобы работники, которые пропускают свое одобренное окно для включения или выключения, запрашивали запись у своего менеджера вручную. Менеджер может проанализировать обстоятельства, связанные с тем, почему этот сотрудник опоздал или опоздал, и определить, следует ли разрешить въезд.
- Посмотрите в пользовательские разрешения вашей системы
Вы должны иметь возможность ограничивать доступ каждого пользователя исключительно на основании его потребностей, чтобы рядовые работники не могли изменять свои ставки заработной платы. Вы также можете ограничить возможность изменения ставок оплаты, например, после проверки эффективности.
- Избавьтесь от бумажных чеков
Физические чеки намного легче подделать и украсть, чем их цифровые аналоги, поэтому рассмотрите возможность прямого маршрута депозита или платежной карты, если вы этого еще не сделали. Ваше программное обеспечение должно позволять вам легко менять способы оплаты.
- Создать отчеты об исключениях
Система бухгалтерского учета должна быть разработана с элементами управления, которые ставят красные флажки на результаты, которые находятся за пределами нормальных параметров. Они могут включать в себя:
- Добавление или удаление платежных ведомостей должно автоматически генерировать отчет для соответствующего руководителя.
- Оплата сверхурочных или поощрительных выплат, превышающая установленные параметры, должна генерировать отчет об исключениях.
- Ищите сотрудников без отчислений
Хороший способ обнаружить сотрудников-призраков в вашей строительной компании - это найти любого, у кого мало или нет вычетов из его или ее зарплаты. Исполнитель редко сталкивается с проблемой создания полного набора зачислений на пособия, тем более что это сократит количество денег, которые они могут украсть у работодателя.
- Ручное распределение зарплат
Время от времени вы должны ставить точку в том, чтобы вручную распределять платежные чеки в вашей строительной компании. Делая ставку на ручное распространение чеков, у вашей организации есть лучшая возможность обнаружить сотрудников-призраков.
- Анализировать адреса или прямые депозитные счета
Еще одна вещь, которую вы можете сделать в своей строительной компании, чтобы предотвратить появление работников-призраков, - это анализ адресов или прямых депозитных счетов. В процессе проверки учетных записей и адресов ваша организация может определить дубликаты номеров учетных записей, адресов или номеров социального страхования для нескольких сотрудников.
- Анализ удержаний из зарплатных чеков
Если в вашей платежной ведомости есть сотрудники, которые не удерживают налог или какие-либо другие вычеты, они могут быть призрачными сотрудниками. Анализируя прямые депозиты, вы можете сократить расходы на выплату заработной платы, устраняя бумажные чеки и возможность изменения, подделки и большинства краж, хотя это не предотвращает неправильное направление вкладов на неавторизованные счета.
- Изучите чеки заработной платы, которые имеют двойное одобрение
Хотя большинство из них являются законными, две подписи могут сигнализировать о подделке одобрения ушедшего сотрудника, которое вор также поддерживает и вносит на свой счет.
- Остерегайтесь изменений бюджета в расходах на заработную плату
Расходы на оплату труда, превышающие заложенные в бюджете, могут указывать на то, что работники-призраки, таким образом, вам следует опасаться любых незапланированных изменений в вашем бюджете.
- Используйте разделение функций
В вашей строительной компании вы должны убедиться, что многие функции расчета заработной платы не переданы одному человеку. Убедитесь, что функции подготовки, выплаты и распределения заработной платы разделены. Это должно быть применено следующими способами;
- Никто не может добавить нового сотрудника в платежную ведомость, установить заработную плату, ввести время и заплатить этому человеку.
- Должна проводиться ежемесячная сверка между регистром заработной платы и списком сотрудников отдела кадров, выполняемым кем-либо за пределами отдела расчета заработной платы.
- Лицо, уполномочивающее запуск чека, не должно иметь права на получение распечатанных чеков.
- Функция учета заработной платы должна быть независимой от функции главной книги.
- У ИТ не должно быть доступа к программам по подбору персонала или зарплате.
18. Периодически запускайте SSN всех сотрудников через веб-сайт Администрации социального обеспечения, особенно тех, кто работает на ответственных должностях, и выполняйте проверку данных. Другие веб-сайты для проверки идентификации сотрудников включают E-verify или веб-сайт IRS. Это поможет вам узнать, кто есть кто.
19. Используйте платежную систему, которая требует от сотрудников идентифицировать себя
Если это связано с использованием электронной системы смахивания, тщательно изучите, одинаково ли одни и те же два человека сильно ударяют свои карты примерно в одно и то же время. Это может указывать на то, что кто-то похитил значок второго человека, а второй не сообщил о работе.
- Изучите, насколько последовательны часы сотрудников
Если часы никогда не меняются, это может быть красный флаг, сигнализирующий сотруднику-призраку, потому что мошенник хочет убедиться, что никто не смотрит на этого человека и не диктует, что происходит.
Заключение
Хотя бич рабочих-призраков, возможно, скоро не исчезнет, но применение нескольких из вышеуказанных мер позволит вам избавить вашу строительную компанию от угрозы рабочих-призраков.