Как создать план 401K для вашего малого бизнеса за 7 шагов

Хотите открыть 401K для сотрудников вашей компании, но не знаете как? Если ДА, вот 7 простых шагов о том, как начать план 401K для вашего малого бизнеса.

Если вы являетесь владельцем малого бизнеса, базирующегося в Соединенных Штатах, то, скорее всего, вы слышали о плане 401 (k). Но вы действительно понимаете, что это значит и почему это важно? Знаете ли вы, как начать работу с планом, даже если понимаете, насколько он может быть полезен ?

Если ваши ответы на эти вопросы отрицательные, то эта статья для вас, поскольку в ней объясняются основы, которые вам необходимо знать о планах 401 (k), их важности и о том, как вы можете начать.

Что такое план 401 (k)?

План 401 (k) - это финансируемый работодателем вариант выхода на пенсию, который позволяет сотрудникам вносить регулируемые средства на свои пенсионные счета. Этот взнос уменьшает налоговые обязательства работника, позволяя им сэкономить на те дни, когда они больше не могут получать доход. Когда работник достигает определенного возраста, определенного законом, он получает взносы, которые он сделал на свои счета.

Вместо того, чтобы предлагать пенсионные планы, которые обеспечивают пенсионерам фиксированный ежемесячный доход, многие компании перешли на планы с установленными взносами, такие как планы 401 (k), которые требуют, чтобы работники иногда инвестировали свою заработную плату вместе с заработной платой работодателя.

Работодатели обычно получают налоговые льготы за сопоставление взносов сотрудников, то есть вносят некоторые взносы на счета своих сотрудников в 401 тыс. Соответствие также является хорошим стимулом для работников участвовать в плане, и, поскольку такие работники с большей вероятностью будут участвовать в плане, когда работодатель сопоставляет взносы.

В действительности, создание пенсионного плана может быть проще и доступнее, чем думает большинство работодателей, потому что многие планы не имеют первоначальной платы за установку или обслуживание. Кроме того, вы можете получить налоговые льготы и другие льготы для начала пенсионного плана.

Например, любые расходы, которые вы понесете во время установки, вероятно, будут иметь право на налоговые льготы, и, как только ваш план будет запущен, взносы работодателя от имени сотрудников не облагаются налогом.

Это факт, что многие работодатели уже предоставляют 401 (K) планы для своих команд. Общество по управлению человеческими ресурсами (SHRM) установило, что в 2016 году 94 процента компаний предоставили пенсионный план определенного типа. Кроме того, 74 процента компаний представили совпадение по части или всем взносам своих сотрудников в эти планы. Если это делают другие, то вы тоже можете это сделать. Вот как вы можете начать.

Почему важен план 401 (k)?

План 401 (k) помогает создать простой, выгодный для налогов способ сэкономить деньги на пенсию. Итак, настраивая планы 401 (k) для своих сотрудников, вы посылаете сигналы о том, что вы действительно заботитесь о них и о том, что с ними происходит, когда они уходят на пенсию. Это будет мотивировать ваших сотрудников быть более преданными и вносить больший вклад в рост и успех вашего бизнеса.

Поэтому, когда вы настраиваете план 401 (k) для своих сотрудников, вы напрямую помогаете им планировать блаженный выход на пенсию и косвенно вносите свой вклад в рост вашего собственного бизнеса.

Кроме того, предложение пенсионного плана 401 (k) для ваших сотрудников - это разумный способ помочь создать профессиональное игровое поле между вашим малым бизнесом и крупными компаниями в вашей отрасли и за ее пределами.

Помимо ранее заявленного преимущества мотивации для ваших сотрудников, хороший пенсионный план может помочь вам привлечь талантливых людей на сегодняшнем сложном рынке труда ( поскольку они будут искать работу только в компаниях, которые имеют долгосрочные планы для них ).

Другое преимущество плана 401 (k) заключается в том, что он может помочь вам воспользоваться определенными налоговыми преимуществами, которые могут быть доступны вам как работодателю, предлагающему план. Таким образом, ваши сотрудники не единственные прямые бенефициары; ты тоже получаешь выгоду.

Факторы, которые помогут вам решить, какой план подходит для вашего бизнеса

  • Количество сотрудников у вас есть

Ваши сотрудники - это первое, на что вам следует обратить внимание, когда вы думаете о получении 401 КБ, потому что количество ваших сотрудников будет влиять на тип плана, который вы получите. Если у вас нет других сотрудников, кроме вас, вашего супруга (супруга) или вашего делового партнера, и вы хотите максимально возможный лимит взносов, рассмотрите 401 (k) для самозанятых.

Если у вас есть планы по найму сотрудников в будущем или у вас уже есть сотрудники, вам, возможно, придется выбирать между SEP IRA и SIMPLE IRA, которые могут охватывать сотрудников.

После этого вам теперь нужно будет решить, хотите ли вы финансировать счета своих сотрудников самостоятельно (SEP) или хотите, чтобы ваши сотрудники вносили взносы (ПРОСТО). Правильный анализ всех этих деталей скажет вам, какой план будет наилучшим для вашего бизнеса.

  • Сколько вы можете внести

После того, как вы рассмотрели своих сотрудников, вам нужно подумать о том, какую гибкость вы хотите с точки зрения пределов взносов и кого вы хотите нести ответственность за внесение таких взносов.

План 401 (k), занимающийся индивидуальной трудовой деятельностью, предлагает максимально возможный вклад, поскольку в нем признается, что работающие не по найму люди могут быть как работником, так и работодателем. Фактически, будучи сотрудником, вы можете сделать выборные отсрочки в размере до 18 500 долларов США на 2018 год.

Как работодатель, вы можете внести вклад в распределение прибыли в размере до 25% от компенсации, максимум до 55 000 долл. США за 2018 год. Если ваш бизнес не зарегистрирован, вы, как правило, можете вычесть взносы для себя из своего личного дохода. Если ваш бизнес инкорпорирован, корпорация, как правило, может вычесть взносы как коммерческие расходы.

Количество сотрудников, которые вы имеете или не имеете, будет влиять на тип плана, который вы выберете. Если у вас бизнес с переменным доходом, и вы хотите большей гибкости, вы можете рассмотреть вопрос о SEP IRA. Просто помните, что если у вас есть работники за годы, которые вы вносите, вы должны вносить для них тот же процент, что и для себя.

С другой стороны, если вы хотите, чтобы ваши сотрудники помогали финансировать свои пенсионные счета, вы можете рассмотреть ПРОСТОЙ IRA, доступный для предприятий со штатом до 100 человек.

  • Простота использования

Как малый бизнес, вы никогда не должны выбирать план 401k, который слишком сложен для вас. Ищите простой, простой план, который позволяет легко изменять и отслеживать учетные записи ваших сотрудников. Цель состоит в том, чтобы побудить сотрудников внести свой вклад в их 401 (K), а не отталкивать их, потому что опыт сбивает с толку. Опять же, если вы получаете план, который слишком сложен для вас, вы рискуете провалить свои ежегодные тесты.

Вещи, которые вы должны знать перед планированием создания плана 401 тыс. Для вашего бизнеса

Фактом является то, что многие компании доверяют создание своих 401 тыс. Планов сторонним фирмам. Это само по себе неплохо, и даже если вы тоже решили передать свою работу на аутсорсинг, есть вещи, которые вам еще нужно знать, прежде чем отправиться в это путешествие. Они включают;

  • Знайте, как план 401 КБ принесет пользу вашему бизнесу

Компании по разным причинам устанавливают 401 КБ, и вам необходимо знать, почему вашей компании нужен один из таких планов. Невыполнение этого условия будет означать, что вы не будете максимизировать предоставляемые им возможности. Если вам нужно, чтобы ваш 401k был инструментом, который позволил бы вам быть конкурентоспособным на рынке, разработайте план таким образом, чтобы ваши сотрудники получали вознаграждение.

Если он вам нужен как инструмент для удержания, тогда создайте меры предосторожности и стимулы, которые соблазнят сотрудников остаться в компании и по плану. Если вы хотите использовать его в качестве инструмента компенсации руководству, сделайте вклады компании так, чтобы они поступали в управление законным образом. Вы также должны изучить демографию своих сотрудников, прежде чем составлять план, чтобы не тратить свое время.

  • В плане предусмотрены сборы

Настройка плана 401K идет за плату, особенно если вы владелец малого бизнеса. Если вы попадаете в эту категорию, то вам нужно бюджетировать от 1500 до 3000 долларов, чтобы получить 401 (k) и заработать. Это может быть даже больше, чем это в некоторых обстоятельствах, и это может быть меньше, чем это тоже.

Некоторые из сборов, которые обычно заканчиваются в этой сумме, включают; административные сборы, инвестиционные сборы (которые вычитаются из возврата инвестиций) и, возможно, даже индивидуальные сервисные сборы, которые должен платить каждый участник плана. Вы получите информацию об этих сборах, как только спросите. Некоторые компании могут быть в состоянии отменить плату, но это обычно зарезервировано для крупных предприятий.

  • 401K имеет разные типы

Существует много типов 401ks, но большинство работодателей предлагают либо традиционный план 401 (k), либо план 401 (k) безопасной гавани. В традиционном плане вы вносите процент дохода каждому сотруднику или соответствует сумме, которую ваши сотрудники решили внести на свой счет.

Вы можете даже сделать оба. Очевидно, что вы должны соблюдать ограничения, предусмотренные действующим налоговым законодательством: 16 500 долларов США для лиц моложе 50 лет, а лицам старше 50 лет разрешено вносить взносы до 20 000 долларов в год. Максимальная общая сумма, которую вы и ваш сотрудник можете внести, составляет 49 000 долларов.

План безопасной гавани очень похож на приведенный выше, но обязательные взносы работодателя должны быть полностью возложены, когда они сделаны.

  • Вам будет необходимо пройти ежегодное тестирование

Для традиционных планов 401 (k) проводится ежегодное тестирование, которое гарантирует, что каждый сотрудник может получить 401 (k), как он того заслуживает. Работник, зарабатывающий $ 110 000 или более в год, считается работником с высокой компенсацией (HCE), и работодатели обязаны проверять, чтобы убедиться, что преимущества плана не являются однобокими в пользу HCEs по сравнению с сотрудниками без высокой компенсации (NHCE),

Есть два теста, чтобы измерить это: тест фактического процента отсрочки (ADP) и тест процента фактического вклада (ACP). Если эти тесты не пройдут, 401 (k) может потерять свой налоговый статус, и все взносы и доходы должны быть распределены среди всех участников плана. Если это произойдет, работники с низким уровнем заработной платы могут не возражать, но это повлияет на ваших самых высокооплачиваемых работников.

Как создать план 401K для вашего малого бизнеса за 7 шагов

Настройка плана 401 (k) для вашего бизнеса не так сложна, как вы думаете. Фактически владельцу малого бизнеса никогда не было так легко купить план и начать его. Вот шаги по настройке плана 401 (k) для вашего бизнеса:

  1. Определите, стоит ли получать профессиональную помощь

Одно из первых решений, которое вам нужно принять, когда вы начинаете проект такого типа, - будете ли вы сами составлять план или нанимать специалиста, который поможет вам приступить к осуществлению плана. Разумеется, составление плана и его поддержание будет более рентабельным, но это может занять больше времени.

Большинство владельцев малого бизнеса считают, что пользоваться услугами стороннего специалиста проще и дешевле. Специалист, который может помочь вам в этой области, может быть сторонним администратором, поставщиком взаимных фондов или страховой компанией.

Если вы владелец малого бизнеса, лучшим вариантом для вас, вероятно, будет сторонний администратор. Это может быть лучшим вариантом для вас, потому что ваш малый бизнес может не получить столько внимания от службы, которая обычно работает со средними или крупными компаниями и корпорациями. Работодатели, которые решили использовать стороннего администратора, могут выбирать варианты инвестирования.

Если вы владелец среднего бизнеса, лучшим вариантом для вас будет поставщик взаимных фондов. У этих провайдеров есть несколько различных планов, которые вы можете использовать. У них также есть довольно низкие стартовые взносы и ежегодные затраты на обслуживание для их основных 401 (k) пенсионных планов. Хотя поставщики взаимных фондов отлично подходят для среднего бизнеса, они не являются наиболее подходящим выбором, если вы ищете более сложный план.

Если вы владелец крупного бизнеса, лучшим выбором для вас может быть страховая компания. Эти компании лучше всего подходят для администрирования сложных пенсионных планов. Страховые компании предложат вам множество вариантов инвестирования, в том числе паевые инвестиционные фонды, если вы ищете более высокие требования к росту.

Однако эти планы могут быть дорогими для запуска. Это не будет проблемой для вашей компании, если это крупная, приносящая доход компания. Вот почему он больше подходит для крупных компаний, в отличие от небольших компаний, которые не приносят огромную прибыль.

2. Выясните, какой план подходит именно вам

Существует три типа планов 401 (k):

  • План Safe Harbor 401 (k)
  • Традиционный план 401 (к)
  • Простой план 401 (к)
  • План распределения прибыли 401 (k)

я. Safe Harbor 401 (k) : этот тип плана очень похож на традиционный тип плана. Единственная разница заключается в том, что работодатели обязаны вносить взносы на своих сотрудников 401 тыс. Счетов. Взяв на себя обязательство вносить эти взносы, план получает возможность обойти тест на недискриминацию. Компании любого размера могут предложить план Safe Harbor.

План Safe Harbor, который является наиболее популярным выбором для малых предприятий с небольшим количеством сотрудников, позволяет владельцам бизнеса вносить максимально допустимую сумму отсрочки без ограничений в обмен на предоставление соответствующего взноса на счета своих сотрудников.

II. Традиционный 401 (k) : в этом типе плана работодателям малых предприятий предоставляется возможность выбирать между отсутствием каких-либо взносов на счетах 401 тыс. Своих сотрудников, внесением определенных взносов или подбором части отсрочки в оплате труда сотрудников.

Работодатель также может назначить эти взносы на определенный срок, чтобы обеспечить снижение текучести кадров. Сотрудники могут вносить взносы путем отчислений из заработной платы. Тесты на недискриминацию обычно проводятся каждый год, чтобы убедиться, что владельцы бизнеса придерживаются своей собственной стороны сделки.

Традиционный план позволяет владельцам бизнеса настроить свой план. Владельцы бизнеса имеют больше возможностей в отношении взносов работодателей, графиков предоставления прав и даже выбора, который вообще не подходит.

III. SIMPLE 401 (k) : SIMPLE на самом деле является аббревиатурой от плана поощрительного соответствия сбережений для сотрудников. Простой план лучше всего подходит для компаний с числом сотрудников не более 100 человек. Как и в плане «Безопасная гавань», в планах «ПРОСТОЙ» работодатели должны вносить взносы на счета своих 401 (k) участников, которые сразу же передаются. ПРОСТЫЕ планы также освобождены от тестирования на отсутствие дискриминации.

внутривенно Планы распределения прибыли предпочитают партнерские компании, такие как юридические фирмы, которые поощряют сотрудников на основе групп, в которые они входят ( например, партнеры, юристы и персонал ). Существует также менее распространенный индивидуальный план 401 (k) для самозанятых владельцев малого бизнеса.

3. Выберите поставщика и купите свой план

Есть много вопросов, которые вы должны задать о каждом поставщике, прежде чем выбрать их или нет. Сделал ли провайдер процесс покупки плана 401 (k) простым или сложным? Соответствует ли план основным потребностям ваших сотрудников? Может ли провайдер управлять инвестиционным реестром вашей компании? Будут ли вознаграждения ваших сотрудников удерживаться ниже одного процента ? Выберите только поставщика, который отвечает на эти вопросы утвердительно.

4. Запишите свой план в документ

После того, как вы выбрали тип плана, вам нужно создать письменный документ, который послужит основой для управления вашими бизнес-операциями. Если вы не нанимаете профессиональное или финансовое учреждение для создания и обслуживания 401 (k), вам нужно будет самостоятельно составить письменный план.

Если профессиональный или финансовый институт обрабатывает план для вас, они напишут письменный план. В письменном плане должны быть указаны все условия вашего плана 401 (k). Это юридически обязательный документ, поэтому вы можете обратиться за помощью к профессионалу.

В вашем документе должен быть указан тип плана 401 (k), который вы определили, и какие функции вы хотите иметь в плане (т. Е. Право на получение пособия и суммы взносов). Вы также должны подробно описать процесс внесения и распределения средств.

5. Определите, какой процент зарплаты будет вычтен

Вы и ваши сотрудники сможете выбрать процент заработной платы, который будет взиматься с каждой зарплаты. Большинство экспертов рекомендуют 10% от зарплаты в качестве хорошей отправной точки.

6. Примите трастовый фонд для активов вашего плана

Целью создания плана 401 КБ является сбор взносов от имени ваших сотрудников, и все эти вклады работников и работодателей должны храниться в надежном месте у хранителя и контролироваться доверенным лицом. При оформлении траста вам необходимо выбрать доверенного лица.

Это гарантирует, что средства используются только участниками и их бенефициарами. Выбор доверенного лица является важной частью составления плана, поскольку он должен обрабатывать вклады, планировать инвестиции и распределение.

7. Настройте систему учета

Вы должны найти способ отслеживать вклады работников и работодателей, доходы и убытки, планировать инвестиции, расходы и распределение. Если вы передадите план в профессиональное или финансовое учреждение, оно будет вести учет документов от вашего имени. Если вы делаете это самостоятельно, вы можете рассмотреть возможность использования программного обеспечения для расчета заработной платы или SaaS. Ваша система ведения учета важна для подготовки годовых отчетов, что вам необходимо сделать.

8. Сообщите своим сотрудникам о плане на месте

После того, как вы разработали план и решили, как его администрировать, вам нужно проинформировать подходящих сотрудников об их возможностях, а также проинформировать их о том, сколько денег им может понадобиться при выходе на пенсию.

Подготовьте краткое описание плана (SPD) для раздачи квалифицированным сотрудникам в плане 401 (k). Это позволяет квалифицированным сотрудникам знать, чего ожидать от плана. У SPD должна быть информация о праве сотрудника, взносах, когда оно передано, распределении, претензиях, а также правах и обязанностях сотрудника.

9. Начните пользоваться преимуществами

Хотя основные выгоды от создания плана 401 (k) приходят в долгосрочной перспективе, для вашего бизнеса есть краткосрочные выгоды, такие как ежегодные налоговые льготы и вычеты.

Как сохранить план 401 (k) вашего бизнеса

Выбор плана 401 тыс. Для вашего малого бизнеса и настройка его для использования - это только начало. Чтобы ваш план продолжал обслуживать ваших сотрудников и вас самих, есть некоторые вещи, на которые нужно обратить внимание.

В зависимости от типа плана 401 (k), который вы выбираете, вам нужно будет провести тестирование на отсутствие дискриминации, внести взносы работодателя, сообщить информацию о плане и не отставать от сборов. Если нет, вы можете понести штраф за себя.

  • Ваш план должен проходить ежегодное тестирование

Если у вас есть традиционный план 401 (k), он должен проходить ежегодное тестирование 401 (k), чтобы гарантировать выгоду всем сотрудникам, а не только сотрудникам с высокой компенсацией.

Существует два типа тестов, которые вам необходимо провести: тесты Actual Deferral Percentage (ADP) и Actual Contribution Percentage (ACP). Эти тесты сравнивают отсрочку заработной платы высокооплачиваемых сотрудников с не высокооплачиваемыми сотрудниками. Недискриминационное тестирование в основном используется для контроля работодателей. Если вы не пройдете этот тест несколько раз, вы сами понесете штрафы.

  • Вы должны переводить вклады

Поскольку вы вычитаете 401 тыс. Денег из зарплаты, вы обязаны делать взносы работодателя, если у вас есть безопасная гавань или ПРОСТОЙ план 401 (k). Имейте в виду, что могут быть штрафы за просроченные вклады 401 (k), поэтому вы должны следить за тем, чтобы ваши вклады всегда были своевременными.

  • Сделайте ваши отчеты

Для большинства планов 401 (k) вам необходимо подать Форму 5500, Годовой отчет / Отчет о плане выплат сотрудникам (Форма 5500-SF или Форма 5500-EZ, если применимо). Этот годовой отчет делается в электронном виде.

Вам необходимо также распространить эти отчеты среди участников. Вы также должны помнить о том, чтобы предоставить сводку изменения материала (SMM), когда ваши сотрудники вносят изменения в свою информацию. Вам также следует распространить индивидуальный отчет о льготах (IBS), чтобы показать участникам плана их общие льготы. Еще одна вещь, которую вы должны сделать здесь, - это распространять сводный годовой отчет (SAR) при подаче формы 5500, чтобы участники знали, что вы сообщили в IRS, и что ваша установка является законной.

  • Обратите внимание на ваши сборы и пошлины

Имейте в виду, что цена, которую вы платите за план 401 (k), не ограничивается его настройкой. Как правило, вы смотрите на оплату административных сборов плана, инвестиционных сборов и индивидуальных сборов за обслуживание.

Расходы на ведение записей обычно составляют от 0, 25% до 1% от суммы денег в плане, в то время как расходы на управление инвестициями будут варьироваться в зависимости как от менеджера, так и от выбора инвестиций. Добавьте это, и затраты могут легко достигнуть 3%. Кроме того, любой план с более чем 100 участниками должен проходить ежегодный аудит, который может добавить к стоимости.

Существуют также планы, которые взимают фиксированную плату, например, у Online 401 (k) есть планы для малых предприятий (до 100 работников), которые начинаются примерно с 1200 долларов в год, плюс ежемесячная плата в размере 4 долларов за сотрудника.

Опять же, если поставщик плана передает на аутсорсинг многие ключевые функции, включая соблюдение, ведение записей и консультации по инвестициям, вы можете в конечном итоге заплатить много за скрытые платежи. Ищите план, который делает это внутри компании - и, по крайней мере, убедитесь, что вы понимаете все связанные с этим сборы. Спросите о сборах за установку, ежемесячных сборах, ежегодных сборах, сборах по форме 5500 и о том, ожидает ли поставщик, что вы будете платить кому-либо еще.


Популярные посты